Ignacio Asensi Orosa: CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

             Antes de estudiar el concepto de sistema de información analizaremos las características de los sistemas  en general.

Definición de sistema

El concepto de sistema, se aplica a los fenómenos más diversos y a veces sin demasiado rigor. Se trata de una noción difícil de precisar, debido a la dosis de relatividad que este concepto lleva consigo.

El Diccionario de la Real Academia Española (DRAE) define, sistema como “Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a determinado objeto”.

Podemos admitir como válida para nuestros fines esta definición con las siguientes precisiones:

Llamaremos, desde ahora, elementos a las cosas que integran el sistema.

Los elementos tienen  que estar relacionados entre sí con un orden, determinado por unas reglas que gocen de cierta estabilidad.

El sistema típico es finalista; es decir, los elementos están relacionados para contribuir a un determinado objetivo. Así, los sistemas debidos a los hombres, como los sistemas de información, son creados para el cumplimiento de unos fines, éstos se mueven, en sentidos real o figurado hacia la consecución de un objeto global.

La noción de sistema es relativa, ya que , a excepción del universo, en la parte más superior de la jerarquía, cualquier sistema es siempre un subsistema de otro más amplio que lo engloba. Concepto de relatividad de los sistemas, KÖESTLER (1979). Así, por ejemplo, la base de datos se puede considerar como un subsistema del sistema de información y éste, a su vez, es un subsistema de la organización.

En el enfoque sistémico, el todo, es decir, el sistema, es más que la simple suma o agregación de las partes componentes. Dentro de este concepto de sistema, el sistema de información, como su nombre indica, será un sistema, y asimismo la base de datos es también un sistema.                

Los  sistemas se pueden dividir en dos grandes grupos: los naturales y los artificiales. Entre estos últimos, que son debidos al hombre, se encuentran los sistemas de información.

           Concepto de S.I.

             Sistema de información (SI), se diseña a fin de satisfacer las necesidades de información de una organización. El SI ha de tomar los datos del entorno (la propia organización así como fuentes externas) y sus resultados han de ser la información que dicha organización necesita para su gestión y toma de decisiones.

            Llamamos Sistema Objetivo a la parte de la organización de la cual se nutre el SI y a la cual revierten sus resultados.

            Sistema dinámico será aquel que controla su actuación en función de cómo las salidas cumplen los objetivos marcados; de esta forma el sistema se va adecuando dinámicamente a unas condiciones de entorno que, el caso más general, son variables en el tiempo. El control del sistema puede realizarse por medio de mecanismos internos (sistemas autorregulados), por mecanismos situados en el entorno, o por ambos.

            Los sistemas dinámicos, que están en interacción con el entorno, de forma que las entradas y el proceso se van adaptando constantemente para obtener determinadas salidas.

            El controlador del sistema, que ejerce funciones de planificación y de gobierno actúa de acuerdo con la información que recoge de la salida, enviando estímulo a la unidad de entrada y al procesador, a fin de conseguir que las salidas respondan a los objetivos del sistema.

El controlador ha de ser capaz de recibir información, interpretarla, compararla con los objetivos previstos y emitir los impulsos de control que exijan la regulación del sistema.

            Las entradas del sistema son los elementos que se consumen o transforman el proceso. Se corresponden con la materia prima en los procesos de fabricación; en el caso de los sistemas de información, serán los datos. Los SI se diferencian de sistemas porque en ellos las entradas no se consumen, sólo se transforman sin destruirse, ya que quedan almacenadas en la base de datos del propio sistema.

            Las salidas son los elementos que se crean en el proceso. Constituyen el producto terminado de los procesos de fabricación; en este caso la salida es la información.

            El procesador es el lugar dónde se efectúa el tratamiento, y comprende todos los elementos que participan en él sin transformar ni crearse; es decir, a excepción de las entradas y las salidas. El procesador suele ser, a su vez, un elemento sistemático situado en un orden más bajo de la jerarquía. Sus componentes son muchas veces nuevos elementos sistemáticos de órdenes más bajos.

            En muchos sistemas también existe realimentación, que va de la salida a la entrada sin pasar por el controlador.

            En los SI (sistemas eminentemente dinámicos) existirá un control externo al propio SI, que son los órganos directivos de la organización  que establecen el marco en el que el SI se desenvuelve; pero al mismo tiempo el SI tendrá que disponer en su interior de mecanismos autorreguladores más o menos desarrollados que interpreten y detallen las órdenes de los órganos directivos, e incluso las leyes y normas emanadas de órganos situados a niveles superiores, transmitiéndoselas a las unidades del SI que han de ser objeto de regulación. Podríamos decir que en los SI suele existir un control a dos o más niveles: el control externo. La mayor o menor autonomía del SI estará en función del predominio del control interno sobre el externo.

            Siempre es necesario un punto de equilibrio entre ambos grados de control.

            Al igual que en el caso de la definición de sistema, son también muy numerosas las existentes para el SI. Así, LANGEFORS da una definición tan breve como sencilla de este concepto: “Sistemas de información son sistemas que suministran servicios de información”. TEICHROEW dice: “Un sistema de información puede ser definido como una colección de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información”.

            Nosotros, apoyándonos en el concepto de sistema, definimos el sistema como información como un “conjunto” de elementos, ordenadamente relacionados entre si de acuerdo con unas ciertas reglas, que aporta al sistema objeto (es decir, a organización a la cual sirve y que le marca las directrices de funcionamiento a la información necesaria para el cumplimiento de sus fines, para lo cual tendrá que recoger, procesar y almacenar datos, procedentes tanto de la misma organización como de fuentes externas, facilitando la recuperación, elaboración y presentación de los mismos “.

            Las características de un SI, según BUBENKO, pueden agruparse en:

Tecnológicas, que afectan al rendimiento y seguridad del sistema, desde un punto de vista del equipo.

Funcionales y semánticas, que se refieren a si el sistema hace lo que de una forma correcta (eficacia) y si es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes.

Ignacio Asensi Orosa
Director Management & Solutions

Management Solutions S. L. Consultoria de Calidad y Limpiar Medio Ambiente
Consultoria de Diseño Nombre y Posicionamiento Web Internet

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